Så påverkades och påverkas vårt svenska kontor i Barcelona under Covid-19

Lördagen den 28 mars kl. 20:00 kom beslutet. Hela Spanien skulle sättas i ”total lockdown”. Från och med måndagen den 30 mars skulle inga få gå till jobbet och man skulle bara få lämna hemmet en dag i veckan för att gå och handla.

10 dagar innan beslutet om ”total lockdown” meddelades, sattes Spanien i ”State of Alarm”. Från och med denna dag skulle alla som kunde jobba hemifrån, men Releasy hade ingen lösning för det i detta skede. Från och med denna dag låg allt fokus på att få till en teknisk lösning och avtal med uppdragsgivarna.

– Efter en vecka hade vi en teknisk lösning klar som vi testade under två dagar på ett par datorer samtidigt som vi skickade hem fyra medarbetare på prov. På fredagen den 27 mars fick vi ett ok från vår IT-avdelning och våra uppdragsgivare att flytta arbetet till distans med den nya lösningen, berättar Theresia.

Spanien sätts i ”total lockdown”

– Jag är extremt tacksam för att vi fick ok från våra uppdragsgivare och en teknisk lösning, som motsvarade alla säkerhetskrav, dagen innan beskedet kom.  Det var verkligen på håret. I och med att vi erbjuder outsourcing av kundservice för flera olika företag arbetar vi i många olika system. Det gör distansarbete lite mer komplext än för en ”vanlig” kundservice, säger Theresia.

Så fort beskedet kom på lördagskvällen, samlades hela management digitalt och planerade söndagens logistik. På söndagen var hela management inne på kontoret och alla agenter hämtade sina datorer. Regeringen hade meddelat att de som inte kunde jobba hemifrån, skulle få betald ledighet.

– Vi hade förberett alla att det som hände, kunde hända och att vi skulle höra av oss i så fall. Alla var väldigt på tårna och höll sig uppdaterade. Det var helt fantastiskt att så många agenter kom in på söndagen. De hade lika gärna inte behövt göra det, då hade de suttit hemma med betalt i två veckor, säger Theresia och fortsätter;

– Det var verkligen en magisk känsla den där söndagen, hur alla ställde upp och det bara flöt på. Jag är väldigt imponerad av management och alla våra agenter. Alla kom till kontoret med taxibilar, hade ett pappersbevis på att de fick ta sig till jobbet och hade fyllt i en app för att tala om vart de skulle och varför. Några blev stoppade av polisen och då ringde de mig.

Transparent kommunikation 

Dom två första veckorna under total lockdown hade mangement ett skype-möte varje morgon för att gå igenom restriktioner, information, hur alla mådde, vad som hänt och vad som behövde göras.

– Nyckeln i denna speciella situation har varit att få management att känna sig trygga. När management känner sig trygga, kan de förmedla det vidare till sina team, säger Theresia.

Team ledarna som ingår i management har haft dagligkontakt med sina agenter.

– Det har varit en situation där många har varit rädda och haft många frågor. Alla förstår inte heller spanska. Vi har verkligen gjort vårt yttersta för att få alla våra medarbetare att känna sig trygga genom transparent kommunikation. Sedan har vissa valt att åka hem p.g.a. rädsla hos sig själva eller för att föräldrarna varit oroliga, berättar Theresia.

Vägen tillbaka

Efter två veckor var ”total lockdown” över och då var det vissa företag som fick komma tillbaka till kontoren, varav Releasy var en utav dem. Releasy har bland annat ett kontor i World Trade Center som är en stor företagsbyggnad.

– När vi fick komma tillbaka var allt öde. Receptionen var tom, alla restauranger och övriga företag var stängda. Det var bara vi och vi var bara ett fåtal. Till kontoret kom endast den personal som inte hade kunnat jobba hemma under ”total lockdown”, berättar Theresia.

Det är först nu som staden har börjar leva lite igen:

– Förra veckan öppnade två restauranger i vår byggnad, då öppnade de för take away. Det var ren lyx att man kunde gå och köpa sig en kaffe. Det är mycket små saker som man tycker är helt fantastiska nu, som man vanligtvis tar för givet, säger Theresia.

Under den här Corona-pandemin har det varit ett restriktivt levnadssätt, folk har till exempel bara fått handla en gång i veckan och har det brutits har medborgare agerat ”folkpoliser”.

– Det är väldigt svårt att beskriva känslan som varit, men när man har vistats ute har man känt sig som en bedragare – att man gör något fel. Nu har restriktionerna börjat släppa och vi får vara ute en timme om dagen, fast på olika tidpunkter. Seniorer och barn får exempelvis inte vara ute samtidigt.
 

Fas 0, Fas 1, Fas 2, Fas 3

Spanien öppnas just nu upp i olika skeden med fas 0, fas 1, fas 2 och fas 3. Fas 0 betydde att folk fick gå ut en timme per dag under specifika tidpunkter. Fas 1 gick man in i i måndags förra veckan och innebär att vissa butiker får öppna, men i butiker som är mindre än 400 kvm och där man inte kan garantera två meters avstånd ska munskydd användas. 30% av alla uteserveringar har också fått öppna.

– I områden där man inte kan garantera två meters avstånd ska munskydd användas, som tex. nere i Barcelona city och i tunnelbanan, säger Theresia.

Avslutningsvis tillägger Theresia:

– Det är så svårt att förklara känslan och hur allting har varit. Att vara instängd är helt klart speciellt och utmanande. Alla skolor är fortfarande stängda och mina barn har inte fått gå ut eller lämna lägenheten på åtta veckor. Men om vi ska säga något positivt i det hela, så har vi kollegor verkligen kommit varandra närmre, inte bara på ett jobbmässigt plan utan även personligt. Sedan är det väldigt härligt att se hur alla har gjort sitt yttersta i denna situation. Jag har verkligen ett fantastiskt gäng här nere! 

---

Kontaktinformation
Theresia Norrman, Platschef Barcelona
Theresia.Norrman@releasy.se
+ +34 – 617 349 178

Om Releasy
Releasy är en av Sveriges ledande aktörer inom outsourcad kundservice med över 30 års erfarenhet. Releasy ägs av Pulsen AB som omsätter ca 3.5 MDKR. Releasy grundades i Linköping 1984 men namnet Releasy tillkom 2008 då bolaget köptes ut från Addici AB. Releasy finns idag representerade på fem produktionsorter; Linköping, Borås, Borlänge, Stockholm och Barcelona. Huvudkontoret är placerat i Bergshamra i Stockholm. Releasy med dotterbolag omsätter ca 450 MKR och har drygt 1100 anställda. www.releasy.se